As etapas da gestão documental compreendem as atividades de expediente, protocolo e arquivo, desde o início dos trâmites dos documentos até o seu arquivamento, principalmente devido às demandas de atendimento de prazo pela Justiça do Trabalho e Tribunal de Contas do Estado.
Expediente
O Expediente recepciona o público e a entrada de documentos tanto para registro como para distribuição. Diariamente realiza triagem e distribuição de cartas comuns, jornais diários e Diário Oficial do Estado. Quinzenalmente distribuem-se Jornais da USP, revistas e periódicos. Para melhor controle e segurança, Sedex normal, Sedex 10 e demais encomendas recebidas são registradas em um sistema interno (Expediente Interno). As correspondências da Caixa Postal são recolhidas duas vezes por semana na Agência Central dos Correios.
Malotes
Sacolas utilizadas pelas Agências dos Correios para transporte.
Malote USP: somente para documento administrativo destinado as Unidades e Reitoria da USP. Peso máximo não pode ultrapassar a 20 kg, recebe diariamente por volta das 10 horas e envia de volta às 16 horas.
Malote Motorista: quando necessário, os documentos que excederem o malote são empacotados e levados pelos motoristas, se estes estiverem de viagem à USP - Cidade Universitária.
Protocolo
O Protocolo efetua o registro, analisa os assuntos de cada documento separando os que são para juntada aos processos já existentes do que deve ser autuado como novo processo/protocolado, realizando a numeração e rubrica das folhas em uma ordem cronológica dos documentos, despachos, entrada e saída do setor, distribuindo para os setores de destino na unidade ou Reitoria da Universidade de São Paulo - USP.
Registra todas as requisições de transporte, hospedagem, serviços gráficos entre outras por um sistema interno (Expediente Interno).
Efetua encerramento e abertura de volumes, quando os processos alcançam o limite de aproximadamente 300 folhas.
Realiza a anexação dos protocolados a acompanha os protocolados que aguardam o retorno dos processos referência para serem anexados.
Para dúvidas e informações sobre as atividades de protocolo ligue para 3429-4406
Arquivo
Recebe diariamente processos para arquivamento e documentos avulsos para juntada.
Ao receber os documentos, é efetuada a análise dos assuntos de cada um e a busca de processos existentes no sistema para juntar.
Quanto aos processos, é realizada uma checagem passo-a-passo conferindo irregularidades como falta de numeração ou rubrica, e se há a expressão "Arquive-se", com o devido despacho da autoridade competente (obrigatório).
Para o arquivamento, são retirados os grampos e clipes, as capas dilaceradas são trocadas e os grampos metálicos são substituídos pelos de plástico, assegurando os cuidados gerais de higienização e preservação dos documentos.
O Arquivo é responsável pelo planejamento do espaço da área física e das estantes deslizantes, bem como a organização dos processos nas caixas (hoje em material de polionda), controlando e inserindo os dados pelo Sistema Proteos, sistema corporativo padronizado para todos os setores de arquivo da Universidade.
Vem trabalhando juntamente com os estagiários no projeto de automatização dos processos antigos (pós-graduação, graduação e históricos) visando à adequação nos moldes atuais e a preservação do patrimônio documental da Unidade.
Para dúvidas, informações e solicitações de processos do arquivo, envie e-mail para arquivoesalq@usp.br
